La bienvenida debe estar a cargo de una persona previamente seleccionada, que represente a la organización de base comunitaria o al liderato de la comunidad. Asegura que la bienvenida sea breve (aproximadamente 5 minutos), e incluya los objetivos de la reunión y que se presente al equipo de trabajo que ofrecerá apoyo durante la misma. 

 Ejemplo:

“Buenas noches. Mi nombre es Carmen Rivera Pérez, vecina de la calle 10, y soy la presidenta del consejo comunitario del barrio El Maní. Hoy, vamos a llevar a cabo varias actividades para conocer mejor la historia de la comunidad y los peligros naturales que enfrentamos. Para asegurar que logremos los objetivos, nos acompañan María Collazo y Juan Gómez, que nos ayudarán facilitando las discusiones, tomando notas y llevando el tiempo, entre otras tareas.  Antes de comenzar, vamos a hacer una actividad que nos ayude a conocernos mejor”.

Incluye siempre un ejercicio breve de presentación de participantes que promueva la integración del grupo. El ejercicio puede estar relacionado con el tema de la actividad, o simplemente ser una actividad divertida que permita a las personas relajarse y sentirse bienvenidas. Separa unos 10 a 15 minutos de la agenda para ello. Usa un ejercicio distinto en cada reunión.   

Ejemplo:

“Antes de comenzar, vamos a hacer una actividad que nos ayude a conocernos mejor. Cada persona tiene 20 segundos para decirnos su nombre, en qué sector de la comunidad vive y una destreza que tenga. Comienzo dando un ejemplo: Mi nombre es Carmen Rivera Pérez, vecina de la calle 10, y soy una buena carpintera”

Algunas de las actividades que se presentan en esta caja de herramientas requieren trabajar en grupos pequeños. Ello permite una mayor oportunidad de participar y profundizar en los temas. La cantidad de grupos y de personas a asignar a cada grupo varía de acuerdo al objetivo y diseño de la actividad y el número de participantes. Luego de completadas las actividades, se recomienda una plenaria para que todxs puedan discutir los resultados y tomar decisiones.

Al dividir el grupo, asegura que los grupos tengan personas de distintas edades, tiempo en la comunidad y que vivan en distintas áreas de la comunidad. Además, procura asignar a grupos distintos a las personas que típicamente se sientas juntas, se conocen o son de la misma comunidad o sector. 

Técnica para dividir un grupo grande en subgrupos  

Comenzando por el 1, se asigna un número a cada persona en el orden en que están sentadxs. Esto asegura que las personas que están sentadxs juntxs queden en subgrupos diferentes. Si queremos formar 4 grupos, asignaremos los números del 1 al 4. A quienes se les asigne el número 1, serán un grupo y, a quienes se les asigne el número 2, serán otro grupo y así sucesivamente. Sugerimos que, en promedio, el proceso de crear los subgrupos no tome más de cuatro (4) minutos. Cada subgrupo realizará una actividad distinta y posteriormente se reunirán en una sesión plenaria al final.

Antes de terminar la reunión, promueve una reflexión grupal sobre los trabajos desarrollados. Pide a lxs participantes que compartan sus impresiones. El cierre debe estar a cargo de una persona previamente seleccionada, que represente a la organización de base comunitaria o al liderato de la comunidad. Incluye las próximas acciones que se van a tomar como grupo.